설문 300장, 아직도 손으로 세고 계십니까
교육이 끝나면 설문이 쌓입니다. 만족도 평균을 내고, 주관식 의견을 읽어 비슷한 것끼리 묶고, 인상적인 문장을 골라 보고서에 붙입니다. 여기에 이틀이 갑니다. 그리고 다음 달에 또 똑같이 합니다.
이 일은 AI가 가장 잘하는 종류의 일입니다. 글을 쓰는 것보다 훨씬 잘합니다. 판단이 아니라 세고·묶고·요약하는 일이기 때문입니다.
엑셀 수식을 배우는 자료가 아닙니다. 파일을 그대로 올리고 한국어로 시키는 방법입니다. 함수를 하나도 모르셔도 됩니다.
먼저 확인하실 것 — 개인정보입니다. 설문에 이름·연락처·사번이 들어 있다면 그 열을 지우고 올리십시오. 만족도 분석에 이름은 필요 없습니다. 이 한 가지만 지키면 나머지는 자유롭게 하셔도 됩니다. 자세한 것은 아래 「올리기 전에」에 정리했습니다.
올리기 전에 — 30초짜리 세 가지
| 할 일 | 왜 |
|---|---|
| ① 개인정보 열 삭제 | 이름·사번·연락처·이메일. 이것만은 반드시. 분석에 쓰이지 않습니다 |
| ② 첫 줄을 «제목 줄»로 | 1행에 「만족도」, 「강사평가」처럼 항목 이름이 있어야 AI가 알아봅니다. 병합된 칸은 풀어 주십시오 |
| ③ 파일 형식 | .xlsx 또는 .csv. 구글 시트는 「파일 → 다운로드 → Excel」로 받으시면 됩니다 |
응답하지 않은 칸을 0으로 채우면 평균이 왜곡됩니다. 빈칸은 빈칸으로 두시고, AI에게 「빈칸은 제외하고 계산해 달라」고 하면 됩니다. 아래 프롬프트에 이미 넣어 두었습니다.
| 어디에 올리나 | 특징 | 파일 크기 |
|---|---|---|
| ChatGPT | 표 계산이 가장 정확합니다. 실제로 코드를 돌려 계산합니다 | 여유 있음 |
| Claude | 주관식 의견 묶기와 문장 요약이 특히 좋습니다 | 여유 있음 |
| Gemini | 구글 시트를 그대로 연결할 수 있습니다 | 여유 있음 |
셋 중 아무거나 쓰셔도 됩니다. 처음이시면 ChatGPT를 권합니다 — 숫자 계산을 직접 돌려서 하기 때문에 틀릴 여지가 적습니다.
파일을 올리고 «무엇이 들었는지»부터 물어봅니다
바로 분석을 시키지 마십시오. AI가 열을 잘못 읽고 있으면 그 뒤가 전부 틀립니다. 먼저 «네가 이해한 것»을 말하게 하십시오. 30초면 됩니다.
첨부한 파일은 교육 만족도 설문 결과입니다. 분석을 시작하기 전에, 먼저 아래만 알려 주세요. 1. 응답이 모두 몇 건인지 2. 열(항목)이 각각 무엇인지 — 열 이름과 «어떤 종류의 값인지» (5점 척도인지, 주관식인지, 선택형인지) 3. 빈칸이 있는 열과 그 개수 4. 이상해 보이는 값이 있으면 (예: 척도인데 7이 들어 있음) 아직 분석하지 마시고, 위 네 가지만 정리해 주세요.
응답 287건입니다. 열은 7개입니다. A 응답일시 날짜 B 소속부서 선택형 (12개 부서) C 전반 만족도 5점 척도, 빈칸 3 D 강사 만족도 5점 척도, 빈칸 1 E 교육장 만족도 5점 척도, 빈칸 12 F 좋았던 점 주관식, 응답 241건 G 개선할 점 주관식, 응답 198건 이상값: E열에 «0»이 4건 있습니다. 5점 척도인데 0은 척도 밖의 값입니다. 미응답으로 처리할까요, 아니면 그대로 둘까요?
위 예시에서 E열의 0 네 건을 그냥 두면 교육장 만족도 평균이 실제보다 낮게 나옵니다. 이런 것을 사람이 눈으로 찾으려면 한참 걸립니다. 첫 질문 하나로 잡힙니다.
숫자를 뽑습니다 — «평균»만 내지 마십시오
이제 분석해 주세요. 조건은 다음과 같습니다. [계산 규칙] - 빈칸은 «제외»하고 계산해 주세요. 0으로 치환하지 마십시오 - 척도 밖의 값(0이나 6 이상)은 미응답으로 처리해 주세요 - 소수점은 둘째 자리까지 [뽑아 줄 것] 1. 척도 항목별 «평균 / 응답 수 / 5점 비율 / 1~2점 비율» → 표 하나로 2. 소속부서별 전반 만족도 평균 — 높은 순 응답 5건 미만 부서는 «표본 부족»으로 따로 표시 3. 항목 사이의 관계 → 전반 만족도가 낮게 준 응답자들이 «어떤 항목»을 특히 낮게 줬는지 4. 눈에 띄는 것 3가지 — 사실만, 해석은 빼고 표를 먼저, 그 아래에 설명을 붙여 주세요.
| 이것도 같이 보십시오 | 왜 |
|---|---|
| 1~2점 비율 | 평균 4.2점이어도 1~2점이 8%면 20명 넘게 불만족했다는 뜻입니다. 평균만 보면 안 보입니다 |
| 응답 수 | 「A부서 평균 4.9점」이 2명의 평균이면 아무 의미가 없습니다 |
| 항목 간 격차 | 강사 4.6 / 교육장 3.4라면 고칠 곳이 명확합니다 |
주관식이 진짜 보물입니다
숫자는 무슨 일이 있었는지만 알려 줍니다. 왜 그런지는 주관식에 있습니다. 그런데 200개가 넘으면 읽다가 지칩니다. 이 부분이 AI가 가장 크게 시간을 줄여 주는 곳입니다.
주관식 두 열(«좋았던 점», «개선할 점»)을 분석해 주세요. [방법] - 비슷한 내용끼리 묶어 주세요. 묶음은 5~8개로 - 묶음마다: 이름 / 몇 건인지 / 전체의 몇 퍼센트인지 - 묶음마다 «실제 응답 문장 2개»를 그대로 인용해 주세요 (요약하지 말고 원문 그대로. 어느 행인지도 함께) - 한 건뿐인 의견도 «단독 의견»으로 따로 모아 주세요 — 수는 적어도 중요한 것이 여기 섞여 있습니다 [하지 말 것] - 없는 내용을 지어내지 마십시오 - 원문에 없는 표현으로 바꾸지 마십시오 - 「대체로 만족스러운 분위기」 같은 뭉뚱그린 문장 금지 마지막에 «개선할 점» 묶음을 (1) 다음 회차에 바로 고칠 수 있는 것 (2) 예산·일정이 필요한 것 (3) 우리가 바꿀 수 없는 것 셋으로 나눠 주세요.
[개선할 점] 198건 → 6개 묶음 ① 실습 시간 부족 62건 (31%) "설명은 좋았는데 직접 해 볼 시간이 너무 짧았습니다" (행 44) "실습을 한 번 더 했으면 좋겠습니다" (행 131) ② 교육장 환경 38건 (19%) "뒷자리에서 화면이 잘 안 보였습니다" (행 12) "에어컨이 너무 셌습니다" (행 87) ③ 사전 안내 부족 24건 (12%) ... [단독 의견] 9건 "수어 통역이 있으면 좋겠습니다" (행 203) ... — 바로 고칠 수 있는 것: ①(시간 배분) ③(안내 메일) — 예산·일정 필요: ②(교육장) ⑤(교재 인쇄) — 바꿀 수 없는 것: ④(참석 인원 규모)
AI는 요약을 시키면 그럴듯한 문장을 지어낼 때가 있습니다. 실제 응답 문장을 행 번호와 함께 가져오게 하면 바로 대조해 확인할 수 있습니다. 보고서에 넣을 인용구도 여기서 그대로 나옵니다.
«단독 의견» 칸이 의외로 중요합니다. 1건이라 묻히지만, 다음 회차의 개선 아이디어가 대개 여기 있습니다. 위 예시의 「수어 통역」 같은 것이 그렇습니다.
보고서 형태로 받습니다
지금까지의 분석을 보고서로 정리해 주세요. [읽는 사람] (예: 인재개발팀장, 임원 보고용) [분량] A4 1~2장 [형식] 1. 한 줄 요약 — 이번 교육을 한 문장으로 2. 핵심 수치 4개 — 표로 (수치 / 전 회차 대비는 «해당 없음»으로) 3. 잘된 점 3가지 — 각각 근거가 되는 수치나 인용 한 줄씩 4. 개선할 점 3가지 — 각각 «다음 회차에 할 일»을 한 줄로 5. 다음 회차 제안 — 세 줄 이내 [문체] - 존댓말, 보고서체. 과장 없이 - 「~로 보입니다」 같은 모호한 표현 대신 수치로 - 추측이 필요하면 «추정»이라고 밝혀 주세요 작성 후, 이 보고서에서 «설문 데이터로 뒷받침되지 않는 문장»이 있으면 목록으로 따로 알려 주세요.
「데이터로 뒷받침되지 않는 문장을 알려 달라」 — 이 한 줄이 AI가 스스로 자기 글을 검증하게 만듭니다. 실제로 두세 문장은 걸러집니다. 그 문장들은 지우거나, 직접 근거를 확인해서 고치십시오.
믿기 전에 확인할 세 가지
| 확인할 것 | 방법 | 걸리는 시간 |
|---|---|---|
| ① 응답 수 | AI가 말한 총 건수가 실제 파일 행 수와 같은지. 엑셀에서 Ctrl+End로 마지막 행 확인 | 10초 |
| ② 평균 하나 | 아무 항목이나 하나 골라 엑셀 AVERAGE로 직접 계산해 대조 | 30초 |
| ③ 인용문 | 인용한 문장이 그 행에 정말 있는지 두어 개만 확인 | 1분 |
세 가지가 맞으면 나머지도 대체로 맞습니다. 틀리는 경우는 대개 파일을 잘못 읽은 것이고, 그러면 위 세 가지에서 바로 드러납니다.
이름·사번·연락처 열은 올리기 전에 지우십시오. 회사 정책상 외부 AI 서비스에 사내 데이터를 올릴 수 없는 곳도 있습니다. 확인 후 진행하시고, 막혀 있다면 숫자만 남긴 요약표를 만들어 그것만 올리는 방법도 있습니다.
한 장으로 정리하면
| 단계 | 하는 일 | 시간 |
|---|---|---|
| 준비 | 개인정보 열 삭제 · 제목 줄 확인 · xlsx로 저장 | 3분 |
| ① | 파일 올리고 «무엇이 들었는지»부터 확인 | 2분 |
| ② | 숫자 뽑기 — 평균·분포·부서별·상관 | 3분 |
| ③ | 주관식 묶기 — 원문 인용과 함께 | 5분 |
| ④ | 보고서로 정리 + 근거 없는 문장 걸러내기 | 5분 |
| 검증 | 응답 수 · 평균 하나 · 인용문 두 개 | 2분 |
이틀 걸리던 일이 20분이 됩니다. 남는 시간은 «그래서 무엇을 바꿀지»를 고민하는 데 쓰시면 됩니다. 그 판단은 여전히 사람의 몫입니다.
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